如何在职场上游刃有余,走向人生巅峰?

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也许你也有这样的感慨:在工作的时候,你总是缺乏计划、不断滞后;总是优柔寡断、犹豫不决;制作文件和资料的速度很慢,每天在手机和电子邮件上花费了大量的时间……
 
提升工作速度对你来说十分重要:一旦提升了工作速度,你就能迅速着手该做的工作,头脑也会越来越灵活、充满干劲,最大程度地发挥实力。如何才能提高工作速度呢?今天要为你解读的《零秒工作》,将专门为你提高工作速度提供建议。这本工具书将让你在职场上更加游刃有余地向前迈步,走上人生巅峰。
 
《零秒工作》这本书的作者赤羽雄二从1986年开始,在麦肯锡工作了14年,一个人同时负责了7至10个项目,具体包括经营战略的立案和实施的援助、新组织的设计和导入、市场营销、新视野创立等等。
 
1990年,他从零创办了麦肯锡韩国分公司,推动了许多韩企的改革。之后,他又选择了独立创业,在创业的过程中,他同时参加了好几家企业的经营改革,每年举办演讲50次……是什么让赤羽熊二同时做这么多工作,完成如此之大的工作量呢?是工作速度!在《零秒工作》这本书中,作者不仅提出了提高工作速度的基本观念,还详细解说了“零秒工作术”的具体做法,更根据多年经验总结出诸多使用的高效率工作方法,有了这样的工作方法,工作中再复杂的问题也能迎刃而解。
 
 
如何在职场上游刃有余,走向人生巅峰?
 
好了,介绍完这本书的基本情况和作者概况,那么下面我就为你详细讲述书中的内容。
今天的第一个重点内容是:有效提升工作速度的四个主要原则。
第二个重点内容是:在工作时,提升思考速度的四种方法。
第三个重点内容是:最大限度提升工作速度和效率的四个技巧。
今天讲的三个重点全都是“四”哈,千万不要被绕晕了。好,我们先来看今天的第一个重点内容:
01 有效提升工作速度的四个主要原则
第一个原则是,首先形成整体印象。
要想提升工作速度,首先对你将要做的这项工作必须有一个整体上的印象。所谓的整体印象,指的是最终的工作成果是什么、为了取得最终的成功需要考虑怎样的要素、需要按照怎样的步骤和顺序才能取得成果、从什么地方着手才最有效等综合因素。说得简单点,你对你的工作是什么、怎么样要有个大体上的认识。
 
假如你是这份工作的负责人,你就更需要对这份工作有整体上的理解。必要的时候呢,你最多好好听一听第三者的意见,看看他们是怎么看待你所面临的问题的。如果这份工作的主导者是你的上司,你就要时刻记着,“确认上司指示”是工作初期最重要的事情。
 
回想一下你的工作经历,是不是也曾有过误解了领导的意思,最后把一份工作完全地做错了呢?如果你没有理解领导的话,一定要询问清楚,把他的指示弄明白,这样你才知道你下一步应该做什么。等你想清楚你工作的整体框架时,最好也告知你的上司,避免你们在口头交接工作时带来的理解偏差。
 
第二个原则是,掌握工作的要领。
所谓掌握工作的要领,是指把握完成工作所必须的要点,在减少时间浪费的同时推进工作。要想工作时状态轻松,最有效的方法就是掌握工作要领。掌握了要领,就能把工作重点放在重要的事情上,既能保证最终的成果质量,又不用担心被大量工作逼得手足无措。如何才能达到这种境界呢?首先,你必须想象某项工作进展顺利并且已经圆满完成的情形,脑海中要有明确的“工作成功的设想”。如果你在工作的时候总是愁眉苦脸地假设自己失败的情形,心理就会收到影响。你的同事、你的下级,也会丧失信心。甚至有人可能也会想:“反正你也没有信心,那我也就混一下好了。”这样整个团队都无法好好工作了。其次呢,对于这个让你“工作成功的设想”,你还得通过反复在脑海中模拟现实来明确工作的运行流程。你要思考必须在什么时间之前做什么事,必须做到什么程度,必须按照什么顺序来做,必须委托谁来负责这个事情。这样反复模拟,反复思考,工作中重要的步骤就出来了。这时候,你就掌握到工作的要领了。
第三个原则是,对改善方法本身做改善。
我们都知道,改善方法,有时候可以提高工作效率。但是,在经过这个阶段之后,人们会逐渐意识到,“对改善方法本身做改善”或者“寻找更加特别的改善方法”,能让工作速度进一步提升。比如说,为了提高工作速度,你可能会从现有的资料里筛选部分资料归档,以备随时之需。
 
但是,其实你还可以对你的这种方法再进行改进:比如,将资料按照类别贴上标签,做一份索引,这样在使用的时候会更加迅捷和方便。再比如,有些人喜欢用笔记本记录一些重要的笔记或者工作信息,这种工作方法能给工作带来极大的效率提升。
 
但是,其实你还可以再对它进行改进,把笔记或工作信息备份到印象笔记或者有道云笔记中,这样你在寻找它们的时候,只需要在电脑中输入关键词就能找到,而不用来来回回翻好几遍笔记本慢慢地去寻找。
 
对改善方法本身做改善,其实就是在进步的基础上再进一步。同样一种方法使用得久了就会变得僵硬,就像做笔记一样,尽管前期很有用,但是当笔记本越来越多的时候,查阅信息就变成了阻碍工作速度的一个重要阻力。所以,在工作的时候要随时注意改进自己的工作方法, 顺应电脑和手机上的新技术,寻找更加优质、高效的小技巧。
 
 
如何在职场上游刃有余,走向人生巅峰?
 
第四个原则是,凡事要提前,先行一步。
有一种人是永远不会考虑提前完成工作的——这种人总是在临近截止时间才完成工作,所以根本没有考虑过提前完成任务。这种人,是你,是他,也是我。所以,在我们工作的时候虽然没做太多事,但是常常会觉得心累,心里总有那么一样东西将我们拖入一种疲惫的状态。
 
如果处于这种状态,怎么做才能提前完成工作呢?首先,你还是得掌握工作的整体流程,然后终止多余和不必要、不紧要的工作。如果某件事能够委托给别人,那就尽量委托给别人来做。你只需要专注于只有自己才能完成的工作,先把这些工作做好就行了。
 
一旦在这个过程中,你的时间开始变得比较宽裕,这时候别闲下来,一定要乘胜追击,一点一点地提前完成其他工作。这种工作方法前期可能会让你觉得很疲惫,但是后期会让你感到很充实,同时也很轻松。凡是提前,先行一步,工作速度自然而然地就提高了。
 
与提高工作速度相辅相成的是人的思考能力。一个人如果思考能力不足,工作速度是快不了的;即便是通过一些特殊的技巧加快了工作速度,也有可能会经常犯错误。好,所以我们接着来说今天的第二个重点内容:
02 在工作时,提升思考速度的四种方法
 
提升思考速度的第一种方法是,通过“来实现零秒思考。
“A4纸笔记法”是麦肯锡公司中特别流行的一种做笔记的方法。这种方法很简单,首先,你得多买一点A4纸备用。这种A4纸在网上十多块钱就可以买一盒,一盒大概有500张,足够你用很长一段时间了。
 
然后呢,在你工作的时候,把你想到的问题在A4纸上快速写下来,比如:今天老板为什么没有让我负责这个新项目?老板为什么总是在会议上批评我?为什么我对老板解释过很多次,老板还是不能理解我的意思呢?等等。遇到这样的问题,你就要把它写下来,然后花时间去思考原因,把你思考到的原因在问题后面写下来。
 
“A4纸笔记法”的关键在于帮助你思考。很多时候,你的某些困惑会让你疑惑和痛苦很久,但是你从来没有分析过他们产生的原因,利用“A4纸笔记法”能让你对这些问题有更清晰的认识。
 
比如,今天老板为什么没有让我负责这个新项目呢?你思考之后可以把你的答案列举出来:哦,第一,可能是因为我最近还在负责另外一个项目;第二,我上次有一个类似的项目做得不是特别好;第三,老板制定的这个项目负责人在某些方面确实比我有优势;第四,老板最近对我好像有点意见。
 
你看,这样一分析,答案就出来了。即便每张笔记上只提一个问题,每天用A4纸写差不多十张这样的笔记,久而久之,你对问题的思考能力就会提高很多,你的分析能力、分析的逻辑也会更加连贯有序,你以后再思考一个问题时,脑海中就会立马蹦出完整全面的答案——这样,你就实现了零秒思考了。
 
提升思考速度的第二种方法是,学会假设性思考。
 
所谓的假设性思考,指的是对某一个问题有一个大致的理解,或者是希望建立起自身对于这件事的理解。假设性思考并不是一个特别神秘的概念:当你出门时,你会觉得今天好像要下雨,这时候你就会带上一把伞;当一名大学生在准备期末考试时,觉得某个重点很有可能会考到,所以把它多看了几遍;一个员工觉得老板最近肯定要发火,所以接连几天勤奋工作,等等,这都是假设性思考。
 
学会假设性思考,首先要学会构筑假设。比如你的团队正在开发一款APP软件,你就要提出你的假设:这款软件能吸引到三十岁以内的女性用户吗?接着,你就可以去验证你的假设,对市场上的女性用户进行简单的访问或问卷调查,看看她们对这款产品是不是感兴趣,然后再根据调查报告修正你的假设。
 
假如你调查的结果是,二十岁左右的女大学生对你的APP更感兴趣,那你就应该把你的假设修正为:这款软件能吸引到二十岁左右的女大学生群体吗?之后,你再去验证你的这个修正假设是不是正确,最后得出结论。
 
一个善于进行假设性思考的人,总是保持高度的敏锐,对任何事情都有自己独特的见解,有问题便积极地询问他人,所以绝对不会虚度光阴,而且对于修正假设的方向一点也不会犹豫。这样的人,在职场上是很容易成功的。
提高思考速度的第三种方法是,通过“深入挖掘”探求真相。
 
如果你的同事告诉你,你们公司的某个软件的大学生用户活跃度突然下跌了20%,你会得出怎样的结论?很多人大概不经过思考,直接就下定判断:肯定是用户被其他软件给抢走了,或者是我们的软件里面出现了不合时宜的内容,把用户给气走了。当然了,你想的可能是对的,但是绝大多数时刻,都是不对的。
 
我们在工作的时候,对什么事都要保持一种专业的怀疑态度,而不能总是武断的不经思考地得出某一个结论。其实你如果仔细分析一下,也许之所以软件的大学生用户活跃度突然下降了20%,是因为马上就要放假了,大学生们正在准备期末考试呢。
 
如何“深入挖掘”探求真相呢?其实也很简单,只要多问几个“为什么”就行了。不断地询问自己为什么,直至建立了自己的理解,就像挖水井一样,一直挖掘,直至发现到了甘甜可口的井水为止。
 
比如在上面的这个例子中,你可以多问一问:为什么大学生用户活跃度突然下跌了20%?为什么下跌的数量是20%而不是更高或者更低?为什么是现在的下跌而不是上个月的下跌?这样多问几遍,多思考,多去查证,答案就出来了。
 
提高思考速度的第四种方法是,学会零基础思考。
 
如何在职场上游刃有余,走向人生巅峰?
 
零基础思考是指,对于“本来应该如何解决”或者是“本来必须如何解决”之类的问题,不要拘泥于先例和现状,而应该从根本上重新考虑。
 
零秒思考并不是指“幼稚的”“纯粹过激的”或者“无视现状的”思考方式,而是你必须深刻理解现状并大胆构想,清晰地规划处理想的成果和达成目标的步骤。作为一名职场人,学会零基础思考,你首先就要了解公司内部制定或者约定俗成的规则,这些规则的存在,绝大多数情况下会限制人的思考。
 
比如,你的公司宗旨是,“在本公司,和顾客意见相比,更加重视产品策划人的品味”。这条宗旨会让几乎所有员工在思考问题的时候,都更加注重产品策划人的个人喜好,而不是顾客的个人倾向。
 
可是,假如万一有一天生产了某种产品,仅仅被策划人喜欢,顾客却根本不接受,那该怎么办呢?但是,假如你学会了零秒思考,你在这款产品还未出世时,就已经分析出了达成产品推广和销售目标的方法和步骤了。
 
03 最大限度提升工作速度和效率的四个技巧
 
在工作的时候,我们随时都要面临着收集信息的问题,这种信息包括生活信息,也包括工作信息,还包括新知识新观点。怎么样收集信息才最有效率呢?首先,养成每天早晚各花30分钟时间收集信息的习惯很重要。
 
早晚各三十分钟的时间,不是让你去处理工作上的信息,而是读一读或者看一看新闻,了解一下新闻信息。一般早上或者晚上无论是报纸还是电视、新闻网站,新闻都会更新得比较全面,这时候阅读会让你大体上了解这一天全国全世界都发生了些什么,这样你在工作的时候,就可以不用再去碰手机,每隔几分钟去刷一次新闻客户端或者微博了。
 
其次呢,在家里、公司或者外出办公的时候,最好使用同一台电脑。绝大多数人都对自己经常使用的那台笔记本电脑最熟悉,用它打字或者查阅资料都会非常迅速。比如我,我用我大学时买的这台笔记本电脑打字就超级快,如果换别的电脑打字就很慢。所以呢,在工作的时候用这台笔记本电脑,工作效率就会非常高。
 
第三,要学会使用数字信息管理工具。尤其是对和文字打交道的人来说,如果不会用印象笔记、有道云笔记这样的管理工具,那工作效率就太低了。这两款产品不仅可以记笔记、整理和归纳材料,还能成为自己的学习工具,是上班族的必需品。
 
最后,还要经常去参加学习会、研讨会和随后的交流会,利用各种公司的会议收集你想要的工作信息。很多公司里面的重要信息,都是通过各种文件下发的,直接看文件所收集到的信息很有限,而且很可能“缺胳膊断腿”,不能有效地反应开会时所讨论的各种重点内容。去参加各种会议能得到第一手资料,这比我们事后看文件、再去询问相关负责人可简单多了。
 
 
如何在职场上游刃有余,走向人生巅峰?
 
除了收集信息,在我们工作的时候啊,还会面临制作文件和资料的问题。如何才能高效率地制作文件和资料呢?首先,还是要灵活使用前面所介绍的“A4纸笔记法”,高质量、快速地完成工作。对于你想要制作的文件或资料,你先用几页甚至几十页A4把它写下来,然后在桌子上按照顺序摊开,再统一整理好重新制作目录和书写笔记。
 
之后,你可以再把它们输入到WORD和PPT中储存下来。第二,你还要学会跟上司确认整体印象,推进工作。这也是我们之前所讲的,要确认你所理解的信息和上司所下发的任务是否一致。第三步,再制作工作完成概要的方法,大体上确定你接下来如何去利用你所采集到的这份信息。
 
最后呢,你还必须记得把你制作的文件和资料中能够反复使用的文件,保存在专用的文件夹中。这样以后你再使用的时候,就不必重新制作了。
 
工作中我们肯定还会经常收发文件,所以掌握了关于邮件的技巧,就等于是掌握了时间。关于邮件,最重要的一条就是,收到邮件后必须立刻回信;对于难以开口的邮件,最好也迅速回复。回一封邮件可能只要几分钟,但是假如你一直磨磨蹭蹭,对着邮件的内容发呆,一上午的时间就没有了。
 
对于复杂的邮件内容,最好是直接沟通。比如对方发来邮件,讨论一份合同,你用邮件回复,倒不如直接打电话过去或者约对话出来聊一聊。收到的邮件怎么办呢?要谨慎处理,最好是按照类型和日期先后顺序统一保存,不能轻易把生意上来往的邮件删除掉了。
 
 
如何在职场上游刃有余,走向人生巅峰?
 
影响工作速度和效率的一个重要因素是沟通问题,清除沟通上的障碍也是提高工作速度和效率的重要步骤。比如,在开会的时候无论如何也要认真倾听他人发言,最好能根据你听到的内容,把信息归纳成三到四个重点。
 
例如,在围绕一份产品计划书的发言中,你可以记录这样的重点:第一,需要把握顾客的需求;第二,最好采访十个以上的客户;第三,产品将在两个月后上市。归纳成这样的重点信息,对你接下来工作的帮助将会大有裨益。
 
你所记录的这些信息,需要传达给你同事或下级的,你要直接传达,和别人共享信息也是在提高你自己的工作效率。如果对这些信息有异议,你可以及时反馈,说出自己的观点,这样也能帮助你在后续的工作中少走弯路。
 
好,今天所讲的重点内容就是以上这些了。在今天的内容中,我们提供了很多很有用的提高工作速度的技巧,接下来,就需要你在工作中去运用了。不去实践这些技巧,是无法提高工作效率的。关键还是在做。下面,我们来对今天的重点内容进行简单的总结吧。
 
今天所讲的第一个重点内容是:有效提升工作速度的四个主要原则。第一个原则是,首先要形成整体印象,对你的工作是什么、怎么样要有个大体上的认识。第二个原则是,掌握工作的要领,把握完成工作所必须的要点,在减少时间浪费的同时推进工作。
 
第三个原则是,对改善方法本身做改善,不断地改进我们所运用的一些小技巧。第四个原则是,凡事要提前,先行一步,把工作尽快做完,减轻自己的心理负担。
 
第二个重点内容是:在工作时,提升思考速度的四种方法。提升思考速度的第一种方法是,通过学会用“A4纸笔做笔记”的方法,来实现零秒思考。第二种方法是,学会假设性思考,对某一个问题有一个大致的理解,或者是建立起自身对于这件事的理解。
 
第三种方法是,不停地问自己“为什么”,通过“深入挖掘”探求真相。第四种方法是,学会零基础思考,对于“本来应该如何解决”或者是“本来必须如何解决”之类的问题,不要拘泥于先例和现状,而应该从根本上重新考虑。
 
 
如何在职场上游刃有余,走向人生巅峰?
 
第三个重点内容是:最大限度提升工作速度和效率的四个技巧。在收集信息时,首先,养成每天早晚各花30分钟时间收集信息的习。其次,在家里、公司或者外出办公的时候,最好使用同一台电脑。第三,要学会使用数字信息管理工具。最后,还要经常去参加学习会、研讨会和随后的交流会,利用各种公司的会议收集你想要的工作信息。
 
在制作文件和资料时,首先,要灵活使用前面所介绍的“A4纸笔记法”。第二,你还要学会跟上司确认整体印象,推进工作。第三步,再制作工作完成概要的方法,大体上确定你接下来如何去利用你所采集到的这份信息。最后,你还必须记得把你制作的文件和资料中能够反复使用的文件,保存在专用的文件夹中。
 
在收发邮件方面,收到邮件后必须立刻回信;对于难以开口的邮件,最好也迅速回复。对于复杂的邮件内容,最好是直接沟通。收到的邮件怎么办呢?要谨慎处理,最好是按照类型和日期先后顺序统一保存。在沟通方面,在开会的时候无论如何也要认真倾听他人发言把信息归纳成三到四个重点。
 
你所记录的这些信息,需要传达给你同事或下级的,你要直接传达,和别人共享信息也是在提高你自己的工作效率。如果对这些信息有异议,你可以及时反馈,说出自己的观点。

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