企业员工培训管理系统(企业员工培训管理系统设计与实现)

企业培训管理系统应该怎么设计,才能提高企业内部的培训效率,进而推动业务进行?也许,你需要对企业培训先进行一个全面的了解,之后才能更好地进行系统设计。本篇文章里,作者结合实际经验,对企业培训管理系统的设计策略做了总结,一起来看一下。

eHR系统包含核心人力、人员管理、薪酬管理、绩效管理、招聘管理、培训管理等模块,而培训管理系统是eHR的基础模块之一,属于人力资源业务主要功能模块。培训管理系统可实现培训资源的整合,从而提高培训效率、增强培训效果、降低培训成本、扩大培训范围。

我结合近期所负责的培训管理系统项目,一起探讨如何搭建企业培训管理系统,培训系统的整体业务架构图及产品架构图如下:

eHR-企业培训管理系统设计

eHR-企业培训管理系统设计

一、什么是企业培训

在开始设计企业培训系统前,首先要了解什么是企业培训。

百科对企业培训的定义:企业培训是指企业或针对企业开展的一种提高人员素质、能力、工作绩效和对组织的贡献,而实施的有计划、有系统的培养和训练活动。企业组织培训,目标是提高员工能力,促进企业发展,培训管理是企业必不可少的管理工作。

二、企业培训的业务价值

企业培训最直接的业务价值是提高个人和组织的业绩,推动组织和个人的不断进步,实现组织和个人的双重发展。

三、企业培训场景

企业培训角色有企业的管理者、培训讲师、学员、培训HR,他们是培训系统的价值受益者。我们对不同角色的培训场景进行了详细调研,这里列举几个培训场景:

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  • 企业管理者:年初,企业战略会议决议通过本年度培训计划及培训预算,并落实分配到各个部门;
  • 培训HR:根据所负责部门的培训计划,每月组织开展培训活动,并对培训活动进行总结,向HRBP汇报;
  • 讲师:疫情防控期间,企业讲师通过办公网络,用手机在线上进行直播授课;
  • 学员:在手机app进行业务课程学习,完成组织安排的学习任务。

四、企业培训业务流程

企业培训的业务流程可以大致分为四个环节步骤,培训计划、培训实施、培训运营、总结分析。

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1. 培训计划

根据企业的培训资源,分析企业的培训需求,从而制定企业的培训计划,通过培训管理系统建立培训体系。

2. 培训实施

根据培训计划,开展培训工作,通常由负责培训管理的HR进行实施工作。

3. 培训运营

为了使培训达到更好的效果,在培训的过程中,管理员会通过相关的运营活动,使讲师、学员更加积极地参与培训,因此培训运营是相对于其他人力资源模块,更注重用户运营,产品经理在设计系统产品时,也需要更关注用户体验。

4. 总结分析

培训活动完成后,HR及企业管理层需要对培训效果进行评估,对培训成本、投入产出比进行测算,为后续的培训计划提供依据。

五、企业培训系统的业务架构

通过对培训业务的梳理,可以初步形成培训系统的业务架构图:

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通过业务架构图,我们可以看清楚企业培训业务的全貌。

1. 企业培训的业务价值链

对于企业而言,培训管理有助于提升企业整体竞争力,促进业务发展;对于企业的管理者而言,培训管理可培养和发展人才;对于员工而言,企业培训可提高个人能力,并通过员工之间的知识分享实现共同提高。

eHR-企业培训管理系统设计

2. 与其他模块系统关系

培训系统作为应用HR信息系统的重要模块,与核心人力、绩效管理、员工画像等多个模块上都有业务关联。

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比如在进行岗位培训业务时,需要核心人力模块提供对应的岗位数据、组织架构数据及人员信息,根据业务要求开展培训工作。而绩效系统与培训系统两者关联也比较大,因为评估培训效果直接体现在员工的绩效上,同时绩效不好的员工需要加强业务上的培训。因此在进行系统设计时,同时需要考虑到模块间的业务支持,抽象出对应的系统功能。

3. 培训业务产品能力

根据培训管理的业务场景和业务流程,我们将培训系统的能力分成四个主要功能模块:

  1. 培训资源管理;
  2. 培训运营管理;
  3. 培训学习应用;
  4. 培训数据分析。

六、企业培训系统的系统架构

初步梳理的培训系统的产品架构:

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1. 表现层

该项目属于内部系统,共有PCAPP小程序三个端,PC端主要提供培训业务中台的管理能力,app端及小程序主要为学员提供培训应用功能,以及为讲师提供在线授课等功能。

2. 应用层

按照业务架构中产品的四个能力,即培训资源管理、培训运营管理、培训学习应用、培训数据分析进行功能规划。

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1)培训资源管理

对企业培训相关的资源进行统一管理,培训资源分为:

  • 内容资源;
  • 人力资源。

内容资源即培训物料、课程、题库,人力资源即讲师资源及学员管理。

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在课程内容方面,系统支持课程内容的创建,同时还支持使用外部供应商内容,满足企业不同的培训需求。而讲师资源管理,涉及到内部讲师,外部讲师管理等功能。

2)培训运营管理

通过运营管理模块完成培训的业务闭环。

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主要功能划分如下:

  • 培训计划;
  • 培训实施;
  • 培训运营;
  • 培训评估。

在培训计划环节,系统提供了培训需求分析、培训成本分析的能力。

在培训的实施环节,系统提供项目管理能力,帮助培训管理者将培训计划实施落地。

在培训运营环节,系统提供包含了证书管理、活动管理、学习任务、积分系统等功能。

3)培训学习应用

学习应用主要是满足学员端多种培训场景。

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主要有以下功能:

  • 自学中心;
  • 学习社区;
  • 学习地图;
  • 自制课程;
  • 考试任务;
  • 评分评价;
  • 积分商场;
  • 学习分队。

4)培训数据分析

从个维度进行数据分析,支持从项目的维度进行数据分析,及从课程内容的维度、学员个体的维度进行数据分析,全方位全流程地评估培训效果。

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支撑层

培训管理系统跟其他应用模块一样,在支撑层使用到共用的中台技术支撑、底层的基础服务支撑等,这里不多赘述。

七、产品设计过程中的一些经验分享

在这里也跟大家分享一下产品设计过程中的一些经验。

1. 培训系统需要结合C端产品运营设计思路

培训系统在eHR系统中,应该算是最为重视用户运营的模块之一。

一个原因是培训业务运营的好坏,最终会影响到员工的绩效,从而影响到企业整体的收益。

二是因为企业的培训是长期训练的过程,而不是补针效应,需要HR、讲师、学员各方积极配合参与,才能达到良好的培训效益。

我们需要思考培训系统如何能提交培训效果,真正为企业带来业务价值?我们在产品的设计过程中,结合了C端产品运营思路,将用户运营、内容运营、活动运营、数据运营的设计应用到系统中。

1)内容运营的功能设计

优质培训内容资源是开展培训的前题条件,培训资源需要结合用户端的培训需求、企业端培训需求,提供大量优质的培训内容,这跟一些商业产品的运营思路相类似。

在内容资源管理上,系统着重加强两种课程内容的运营能力

  1. UGC内容,即员工自制课程;
  2. PGC内容,即企业制作课程。

通常企业会鼓励员工制作学习课程(UGC),并选拔内部优秀员工作为讲师进行授课,这是常见的培训方式,这也是企业驱动用户生产UGC内容的方式。

而企业制作课程(PGC)则由讲师进行编辑制作的专业课程,以及供应商课程,比如喜马拉雅、得到等大型知识平台,作为课程学习资源,供企业员工进行学习。

针对课程内容,系统都会设置评分评价体系,通过评分机制,提高内容质量,在运营过程中,管理员还可以组合活动运营、用户运营工具提高用户的课程内容产出。

2)用户运营的功能设计

在进行培训系统设计时,既要考虑到如何提高培训内容的质量,还要考虑提高培训人员的参与度及培训效果。为了提高用户的活跃度,培训系统使用的用户运营工具:

  • 积分体系;
  • 等级体系;
  • 游戏运营。

积分体系方面,系统可以针对学员设计不同的积分获取规则,通过学习、分享课程获取积分,而积分可用于兑换新课程、礼品等等,从而促进学员活跃度。

在讲师端,积分也可跟讲师等级体系挂钩,通过积分提升等级,鼓励讲师制作、讲授课程。

等级体系方面,学员和讲师分别设有相应等级,无论是学员还是讲师,等级体系都是用于激励用户更好地参与到培训中。

而用户运营另外一个重要工具是游戏化运营,做得比较多的是学习任务地图、游戏关卡等功能,将学习任务游戏化,提高学习的趣味性。

通过“闯关”、“经验值”、“打卡”等玩法来提升学习积极性。

3)活动运营功能方面,通常需要结合专题课程功能、资讯频道、学习社区等功能实现活动运营,提高学员的活跃程度。

4)数据运营功能方面,在系统从多种维度进行数据分析,为企业培训的计划、预算、效果提供依据。

2. 其他可能遇到的问题

1)课程内容的权限问题

上面有提到培训课程内容有多种来源方式,有自制课程、讲师课程、供应商课程等。

一些大型企业对知识库、培训内容会有不同的管理要求,特别是涉及商业机密的培训内容要特殊管控。

因此课程内容资源需要将管理权限、使用权限、查看权限进行单独处理,灵活管控避免泄密问题出现。

2)学习任务推送场景问题

企业培训的业务场景比较多,有管理员手动推送任务、系统规则推送任务、岗位学习任务推送、自定义推送任务等等,需要考虑到学习任务的内容异常场景、人员的入转调离场景、任务回撤场景等问题。

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