如何高质量地完成立项汇报?

在项目开始前,我们需要进行立项汇报。立项汇报是你进行新项目的一个关键节点,它关系到你的项目能不能开始。那么,该如何完成高质量的立项汇报呢?我们一起来看下吧。

新项目上马前,通常需进行立项汇报,如果汇报通过,项目就可以开张;如果汇报不通过,项目则胎死腹中。因此,立项汇报工作非常重要,项目经理需认真准备,高质量完成。

那么如何高质量地完成立项汇报呢?这就要求项目经理做好调研论证、材料准备、演示汇报等工作。现以地产业务系统项目为例,展开说明一下。

一、调研论证

此阶段工作是为了解业务、市场的基本信息,分析论证项目的可行性。

1. 业务调研

业务调研一般有问卷、电话访谈、现场走访等形式。企业内部调研,以现场走访效果最佳,能与受访者充分互动,掌握第一手详实信息。

我们以现场走访形式为例,介绍如何做好业务调研工作:

  1. 明确调研的目的、期望获取的信息,并整理成调研大纲。
  2. 根据调研大纲,确定受访对象,与其预约面访的时间、地点,制定调研行程安排。
  3. 现场实地走访,与受访者对象会议座谈或单独面谈,详细了解业务现状,听取对方的期望和诉求,并做好记录。(注:访谈期间,既要把握气氛让受访者畅所欲言,也要把握节奏提高访谈效率)
  4. 走访结束后,汇总整理获取的信息,形成业务调研报告。

2. 市场调研

市场调研也有问卷、电话访谈、现场走访等形式。但是相比企业内部调研,外部调研采用这些方式耗费的时间和精力成本会非常高。为节约时间,我们可以直接在网上搜索相关信息。

面对网上海量信息资源,我们可以按下列步骤做好市场调研工作:

  1. 明确调研的目的、期望获取的信息,并整理成调研大纲。
  2. 根据调研大纲,在网上搜索目标行业、企业的相关信息,并进行筛选,制定一份企业清单。
  3. 进入各企业官网、获取其业务运营、人员规模、新闻动态等信息,并查询该企业是否有上马同类项目,应用效果如何。
  4. 网上信息搜索结束后,汇总整理获取的信息,形成市场调研报告。

3. 分析论证

根据业务、市场调研获取的信息,结合同行以及企业自身的情况,分析项目的可行性:

  • 分析同行上马了同类项目,解决了什么问题、达到了什么目的。
  • 分析企业自身存在的经营管理问题、上马该项目能解决什么问题、不上马该项目可能导致什么问题等。
  • 分析如果上马该项目,预计投入多少、收益多少、实施难度等等,综合判断项目是否可行。

二、材料准备

如果经调研论证项目可行,项目经理就要着手准备立项汇报材料了。

按现在企业一般做法,立项汇报材料采用PPT文档,需清晰阐述下列内容:

1. 项目背景

业务现状——简要介绍业务现有场景、工作模式、流程等,重点指出当前痛点、需优化问题。

未来规划——明确项目需要解决什么问题,实现什么目标。

2. 项目范围

业务范围——明确项目服务的业务场景、用户范围,包括哪些,不包括哪些。

需求范围——明确项目需实现的功能,包括哪些,不包括哪些。

3. 项目效益评估

可量化效益——例如提升多少效率、增加多少利润、节省多少成本(现金、人力、工时)。

不可量化效益——例如堵塞漏洞、加强信息安全管控、实现业务协同等等。

4. 项目资源需求

开发费用——资金、人力、时间等消耗。

机房部署——是选用自有物理机房,还是租赁云机。

服务器、存储配置——操作系统、内存、磁盘空间等需求。

网络带宽——专线、公网、带宽等需求。

5. 关键技术说明

数据库——选择什么类型、版本。

前端、后端技术框架——选择什么类型、版本。

集成需求——需集成哪些软、硬件。

6. 接口需求

如需与其他系统对接,则要列出接口清单(接口名称、接口类型、接口用途、调用接口系统):

如何高质量地完成立项汇报?

7. 里程碑计划

里程碑计划表(任务名称、开始时间、完成时间):

如何高质量地完成立项汇报?

8. 风险评估

风险评估表(风险描述、应对措施):

如何高质量地完成立项汇报?

9. 行业案例介绍

举例说明哪些企业上马了同类项目,应用效果如何。

三、演示汇报

经过前面一系列准备工作,终于到了向领导(或评审委员会)演示汇报的环节。

1. 会议组织

根据项目所属业务领域、服务范围、技术实现方式等,拟定立项汇报涉及的领导、评审专家,并提前沟通、预约。

预定会议室,发出会议通知,邀请各领导、评审专家、以及相关工作人员及时参会。

打印会议资料、签到表。

2. 演示讲解

项目经理应至少提前10分钟到会议室,调试会议设备、发放会议资料、准备好PPT投屏。

各参会人员签到、落座后,会议主持人宣布立项汇报正式开始。

项目经理先做简要开场白,然后根据PPT材料讲解项目相关内容。讲解过程中,项目经理应保持自信从容、声音洪亮,抓住内容重点和把握时间节奏,避免泛泛而谈催人入眠。

讲解完毕,各领导、评审专家会提出相关问题和质疑,项目经理回答时需实事求是、干脆果断,切不可绕来绕去敷衍搪塞。

3. 结果记录

讲解和答疑结束后,各领导、专家就立项汇报给出是否通过的结论,有时还会再提改进要求。

项目经理根据会议内容及结论,拟写会议纪要,并让参会人员签字,扫描后发送相关人员。

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