多项目的进度管理怎么做?

项目经理在日常工作中经常会同时面对很多项目或者任务,这时候项目经理应该分好优先级,进行合理的把控以及流程的跟进,需要怎么做呢?本文作者分享了关于多项目的进度管理方法,我们一起来了解一下。

多项目管理的进度管理应该如何进行?

我认为应该拆分开来看:一手应对多项目管理,一手把握进度管控。

这个和一个人同时需要处理/负责多个项目线程,道理上是通用的。

今天还是一如即往的分享给大家处理事情的思维方法:

  • 之前的文章里提到的OKR目标管理法;
  • 做了一点延伸的多项目管理法(时间管理延展);
  • 新增的PDCA循环法则;
  • 二八定律。

要做好多个项目的管理,第一步就是要理清每个项目的优先排序以及管理策略;其次才开始对项目的整体进度进行把控。只有这样,才能做到游刃有余。

思维和方法对了,也就成功了一半。

一、多项目管理

无论是作为项目经理还是我们对自己的工作和生活,都要面对大大小小的任务、项目。

这意味着我们的大脑要同时开启多个任务进程是非常影响效率的,

就好比计算机为了提高整体的处理性能,在同一时间进行“多线程”处理工作,到达一定的数量,系统就开始发热卡顿了……

而我们要进行多项目管理的第一步,应该是学会管理多个项目,不至于在项目还没开始就宕机了。

多项目管理思维方法(时间管理的延展)

多项目的进度管理怎么做?

在进行多项目管理时,我们可以参考时间管理的四象限法则,也是对项目的轻重缓急进行划分,只不过这边老原对优先级划分的主要要素做了一些变更。

但本质仍然是保持:

  • 优先顺序=重要性*紧迫性,在进行项目管理安排时,应权衡各个事情的优先顺序。
  • 对工作保持前瞻性,防范于未然。如果总在忙于救火,那多个项目进行就是一直救火,永远处于被动之中,被项目牵着走。

从实际的项目场景出发优先级划分要素主要是3个:

  • 公司的战略优先级(战略项目优先)
  • 项目投资回报比(高投资回报比项目)
  • 客户的重要程度(KA项目优先)

二、进度管理、进度管控

对每个项目进行优先级的划分、整理和归纳后,我们大脑里的任务就全部转移到工具中进行处理,这时,项目经理才能有更多的时间去做好进度的把握以及项目进程的风险控制等更为重要的事情。

多项目的进度管理怎么做?

每天忙着扑火救厂子的PM大大们,想要永葆职场青春,延年益寿,守住发际底线的秘诀之一就是:优(心)秀(宽)!

对于PM同胞们来说,更可怕的事情莫过于项目还在,时间没了。。

试问谁不想把项目和进度都牢牢握在手里,享受运筹帷幄的感觉,

但事实总是不尽如人意,即便听了很多建议看了很多方法论:

进度管理要把握细节、要看好进度表、要积极沟通、要做好多好多事……可是项目到手上,还是每天在救火……

其实人与人之间,优秀与平庸的差别,本质是认知的差别。

很多人忙于优化表格,忽视了管理思维的提高,只能一直都在原地踏步。

老原的文章,每一篇都会强调思维、认知方面的提升和分享,希望大家能够一起提高认知,在自己的事业里有所突破,我始终坚信,“授人以鱼不如授人以渔”。

1. 任务分配,基于OKR明确里程碑节点

一个项目能不能成功,其实在开始时就决定了,任务是否明确,日程计划表怎么写,还是有规矩可循的,不要不当回事,项目或者任务一接到手就开始做,边做边发现问题再补救问题,这样害人又害己。

老原给出6个步骤,帮助大家完成:

第一步,考虑到所有的团队成员

尽可能保证团队成员的权益,让成员参与到进度计划表的讨论中,以便达成共识,最大程度可以避免一人独断考虑不到位的情况,也方便在计划时出现偏差可以及时纠偏。

第二步,对项目的范围考虑要面面俱到

项目经理要保证客户与公司等各个利益相关方的需求,提前做好沟通与需求对接确认,以此来形成整个项目执行的框架。

做好这一步的好处有两个,一个是可以有一个大致的框架预判,另一个,则是在后期出现需求变更时,至少有一个依据。

第三步,创建好关键里程碑节点

项目开始进行,需要在整个项目周期中埋好几个点,目的是用于在效果与实际的监测。

项目经理根据项目情况设置好阶段性的工作,每个阶段的工作属于项目里的一个小项目,到了阶段性的节点时,进行及时的检查,可以查看项目是否在正常的轨道上进行。

设置里程碑主要有两个好处,一是及时的进行进度监控与纠偏;另一个,是每个里程碑的完成可以让团队的小伙伴始终保持专注,并在阶段性的完成中获得正向的反馈,可以保持积极性。

第四步,花费一些时间去做好时间评估

初步完成了日程表后,我们还需要花点时间和心思去评估一下整体的项目。方法包括但不限于查看借鉴历史信息、搜索他人的项目经验等。

这样做可以保证我们在项目开始之前,可以做一个初步的评估,做到心(心)中(里)有(安)数(慰)。

第五步,提前预见时间和项目范围的波动

计划永远赶不上变化,不论事先的规划和准备多精细,永远比不上需求变更,进度“迟到”,突发情况一系列的冲击。

无论你是经验多老道的PM大牛,还是提前做的准备工作有多么的事无巨细,前进的道路总会掀起一些波澜,这些猝不及防的变化极有可能让你前功尽弃。

因此,我们不能把时间安排得太满,而是预留一些额外的时间和缓冲。

第六步,分配任务给团队成员

任务下发,很多PM认为,就是简单的上传下达的分配工作,并不会占用多少时间,所以在这方面的计划几乎没有。

根据我多年的经验,永远别指望我们的项目成员可以拥有100%的生产力,可以在项目周期中每天100%的努力和坚持,你自己也做不到。

总会被会议、请假、临时沟通、矛盾冲突等等额外的时间,不去记录就悄悄的占用了你的计划时间,而且累计起来,其实由此影响的进度是非常大的。

不要小瞧积累的力量哦~忽视它你一定会后悔的

著名的二八定律告诉我们,80%的工作成果是由20%的关键性动作完成的。

而前期的项目计划制作就属于这20%的范围内,做好这一部分,后期的推进中你一定会轻松很多!预估没做好,无疑亲手给未来的自己挖坑。

2. 借助工具可视化任务进程

我们PM人最讲究的是:用数据说话,而数据可视化是一种最直观的沟通方式。

老原给大家推荐2个工具,不求全面,只求最有用:

1)燃尽图

相信各位兢兢业业,可敬可爱的PM们能够深刻体会:世界上运动发展的,变化是绝对的,静止是相对的,应对变化,势必不断调整当初的“计划”。

而这些变化无非就是:人员变化、资源供需变化、企业战略发展、预估不够准确而带来的,还有就是今天重点要说的进度的变化。

但是总不能让我们的项目在手里失控吧,在我们前人的不断摸索和实践中,给我们留下了十分宝贵的进度控制方法——燃尽图。

用燃尽图看项目管理,你的项目哪里出错了?

什么是燃尽图?官方解释如下:

多项目的进度管理怎么做?

通俗来说就是:它所展现和表达的是剩余工作量与剩余时间的关系,主要用于提醒项目中的人员“项目进度”和“要完成任务”的情况。

总共四条线,三条直线,一条曲线就能清晰的表示,用好它,可以及时发现问题,做出对策。

  • 一条横轴,表示天数;
  • 一条纵轴,表示剩余工作;
  • 一条虚线,代表计划剩余工作直线;
  • 最后一条根据实际工作的影响而上下浮动的曲线。

多项目的进度管理怎么做?

根据实际【曲线】与计划【直线】的对比偏差,可以直观的看出项目进展是提前?滞后?稳步推进?偏离方向?还是已经彻底来不及了……

2)甘特图

对于甘特图相信都不陌生,现代人对于一个东西火不火,判断依据就一个:有没有听说过。

在进入项目管理行业就听说过甘特图。

规划神器,只要你的工作涉及时间进展,那么你一定离不开它。

一个横轴表示时间、纵轴表示项目,就可以对整体的项目进展进行监控,是很优秀的一款工具。

至于哪个绘制工具好用,老原就不在这里赘述了,大家感兴趣可以看我的其他文章,专门有讲过一期。

总结来说:数据的可视化可以让我们在项目进展过程中,不至于蒙着眼睛过河。

有了数据呈现,就应该有解决策略:项目进度出现了问题,我应该怎么及时的纠偏呢?

接下来介绍PDCA项目管理方法,谈谈如何改正~

3. 善用PDCA循环实时监控并调整(这是作为项目经理最应该做的事情)

做任何事,都要能够闭环才算走得通,而PDCA循环规则就是满足这个基本的条件。

  • P:Plan-制定目标与计划
  • D:Do-任务展开,组织实施
  • C:Check-对过程中的关键里程碑及结果进行检查
  • A:Action-纠正偏差、对成果进行标准化,制定新的目标,进入下一轮循环。

项目进度管理,就是在不断的检查、发现问题、解决问题、制定新目标,重复循环直至顺利完成项目为止。

在这样日积月累的渐进改善中,不断纠偏、不断完善、不断沉淀结果,才会形成质的飞跃。

成功,从来都是量变导致质变的。

对于一个或多个项目是如此,对于自己的人生更是如此,通过不断的修正,完善自己的人生。

三、写在最后

总结一下,多项目管理的进度控制应该2手抓,一手多项目管理,一手进度管控。

多项目管理中,最重要的是分清主次,做好多个项目的优先排序。

想要做好各个项目的整体把控。

就应该做好前期准备、过程监控、以及纠偏改正,在正向的反馈与循环中做好推进,这3个环节缺一不可。

前期准备时,运用OKR目标管理办法做好项目计划及任务分配,并抓住每个项目目前阶段的要点以及最大风险,提前想好措施,防范于未然。

过程监控中,我们需要借助工具来进行动态的、可视化的展示与监控。

在纠偏改正阶段,都可以使用PDCA循环的原则,进行正向的反馈与循环……

最后还是那句,思维决定认知,认知决定水平。

提升不止工作,还有人生。

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